商务书信三种格式

时间:2020-10-28 19:21:02 商务英语 我要投稿

商务书信三种格式

  商务英语中大家对这个商务书信的格式有所了解吗?下面小编搜集整理了商务书信三种格式给大家,欢迎阅读,希望对大家有所帮助。

商务书信三种格式

  Business letter styles

  三种商务书信格式

  1.什么是商务书信?

  商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件,其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式,并以商业流程或商业交易等为主要内容。

  2.什么时候需要写商务书信?

  你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”,有些则是不同公司个人之间的书信往来。商务书信的格式,与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信,采用一种固定的格式。如果你的公司已经有固定的格式,那就按照公司的格式。

  3.信的长度超过一页时,如何安排格式?

  如果信的内容比较长,会超过一页,那就换一张纸继续打下去,但是不要加入信头,而是用空白、纸质好的白纸。至于第二页的格式要怎么安排,有几种不同的做法,但是你至少都要在页面顶端写上收件人的`姓名、页数和日期,有些人还会加上参考文号或主旨。你可以把所有这些信息都靠左对齐,或是把姓名靠左对齐,页数打在中央,日期则靠右,然后空三行,继续信的内容。

  4. 商务书信的格式(1) :齐头式

  齐头式(block style)是一种简便的商务书信格式,在齐头式中,文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单,因此非常受欢迎。其主要格式如下:

  段落齐头:在齐头式中,文件或信中的每个部分都从左边界起头。

  不同的段落之间要空行:不同的部分(比如说不同的段落,或商务书信中的地址),则以空行的方式隔开——

  (1) 寄信人地址和收件人的地址之间:空三行

  (2) 称呼与信件正文的第一段之间:空一行

  (3) 信件正文的段落之间:空一行

  (4) 大小标题与随后的段落之间:不空行

  5. 商务书信的格式(2):改良齐头式

  改良齐头式(modified block style)结合了缩排式与齐头式的特点,它看起来跟缩排式很像,而最大的不同,就是在改良齐头式中:①段落首行齐头,新段落与左边界齐头(flush left)。②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排,如同缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样,版面看起来清晰整齐,它是商务书信经常使用的格式。

  6.商务书信的格式(3):缩排式

  缩排式(indented style)比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式,所以很多人都熟悉这种格式。在缩排式里,每个段落的首行要缩排,信件中某些其他部分也要缩排。有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式,但是也有些人觉得这种格式过时了。有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰,有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易,而其他的格式应用起来通常比较简单。现在大家更喜欢采用其他新的格式,但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。在商务书信中,缩排式的意思就是要缩排,要缩排的部分包括:

  1) 段落的第一行

  2) 寄件人地址(return address)

  3) 寄件日期(date)

  4) 结尾敬辞(complimentary close)

  5) 签名(signature)

  采用缩排式时,最重要的就是要前后一致,缩排最少要六格,要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样,重要的原则是缩排的距离一样,彼此上下对齐。

  ① 段落的第一行要缩排

  每个段落的首行都缩排,与正文的左边界距离 1.5 厘米左右;这是最常见的缩排距离,但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。关键就是要前后一致,也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法:

  可以按几次空格键

  可以按一次tab 键

  也可以利用段落格式设定的功能

  通常你会用 enter 键在段落之间多空一行,但是采用缩排式的商务书信,也可能在段落之间不空行。不过最重要的原则仍然是要前后一致。

  ② 商务书信中的其他部分缩排

  商务书信采用缩排式时,还有其他的部分也要缩排:寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。这些部分的缩排方式,应该从页面的右半边起头,统一从页面中线稍微往右的地方起头。

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